Корпоративний портал: з чого почати…

IT зона ITSM
corporate_portal_featured

Ефективність використання робочого часу. Це дуже складне питання, універсальної відповіді на яке немає. Але рано чи пізно кожна компанія задумується над нею. Ефективність роботи організації в цілому дуже залежить від ефективної роботи її структурних підрозділів/відділів, а отже від кожного конкретного працівника. Одним із засобів підвищення ефективності є впровадження корпоративного порталу.

Пояснення значення терміну “Корпоративний портал” в Wiki – тут. У своїй статті я буду дотримуватись такого визначення: це внутрішній сайт компанії, який є єдиною точкою доступу до всієї інформації, що стосується робочого процесу і включає набір сервісів, визначений конкретною потребою (див. Вихідні дані).

Вихідні дані

Компанія, основною діяльністю якої є надання IT послуг (не софт девелопмент). В додаток до цього: 1-2 рази в місяць виконує проекти різної складності та розробляє ПЗ на рівні системи автоматизації внутрішніх процесів.

Бюджет – такий, який собі може дозволити мале та середнє підприємство. Ідеально – використання відкритого програмного забезпечення, яке максимально легко адаптується під потреби. Загальні затрати на покупку ліцензії + навчання персоналу + впровадження, включаючи апаратну частину сервера < 10K USD.

Час, що виділяється на впровадження: мінімально необхідний. Користуватись нею будуть 50 працівників дуже різного рівня: від офіс-менеджерів до технічних спеціалістів.

Чого хочеться досягти в першу чергу (мета впровадження корпоративного порталу):

  • Координування роботи всіх підрозділів, які задіяні в роботі над одним проектом/деревом проектів ( кожен учасник знає на якому етапі знаходиться проект, які від нього вимагаються дії, робить і передає естафету далі).
  • Прозорість роботи компанії: планування, звітність, досягнення показників.
  • Досягнення цілей компанії в цілому, виконання проекту, виконання завдання конкретним працівником.
  • Єдина система документообігу: внутрішні (накази, методики, описи бізнес-процесів, звіти, плани) та зовнішні (комерційні пропозиції, договори, технічні завдання, проектна документація) документи, крім того, єдина система збереження знань. Виключно бухгалтерську документацію (акти, податкові накладні, платіжні доручення, податкові звіти) сюди не чіпаємо.
  • Максимально ефективне використання робочого часу працівниками: уникнення повторення відомих помилок, простий доступ до інформації, покращення робочого середовища ( прозора система задач та їх виконання, зробити так, що “ніхто нічого не забуває”).
  • Монетизація роботи над невиробничими проектами: затрачені години роботи працівників над конкретними задачами проекту, оцінка згенерованих ідей.

Та ще багато-багато чого іншого… Але це залишу для фази покращення існуючого корпоративного порталу.

Найкращі практики та пояснення термінів

  • Керування послугами /Service Management/ – це мистецтво надавати послуги клієнтам. Життєвий цикл послуги:
    • пропозиція;
    • затвердження;
    • планування;
    • розробка;
    • побудова;
    • впровадження;
    • експлуатація;
    • управління;
    • модернізація;
    • призупинення, або завершення надання послуги.

    На кожному етапі послугу підтримують процеси.

  • Керування процесами /Process Management/ орієнтоване на клієнта. Процес – це повторювана послідовність дій, що може призводити до різних результатів. Процеси необхідно безперервно аналізувати/міряти і на основі цього покращувати. Впровадження процесного підходу на підприємстві є складним і багатоетапним проектом.
  • Керування проектами /Project Management/ це одноразова, тимчасова діяльність, в результаті якої створюється унікальний продукт, чи послуга. Проекти, на відміну від процесів, завжди мають визначені початок і кінець, а також, часто обмежені часові рамки. Життєвий цикл проекту:
    • ініціювання;
    • визначення;
    • планування;
    • здійснення;
    • закриття.
  • Щоб не “винаходити велосипед знову”, в якості процесної моделі компанії найкраще вибрати одну із існуючих структур(framework): FITS, ITIL, COBIT, eSCM, USMBOK, eTOM… Різниця між ними полягає лише у різній орієнтації:
    • FITS підходить маленьким організаціям;
    • ITIL, COBIT, eSCM орієнтовані на співпрацю бізнесу і IT (ITIL – оптимально використовувати у компаніях, чи підрозділах, що надають саме ІТ послуги);
    • eTOM – розширена карта процесів телекомунікаційної компанії;
    • USMBOK – найкращі практики провайдерів будь-яких послуг, включаючи IT.

    Залежно від потреб, можна використовувати не одну модель, а кілька одночасно, накладаючи їх одна на одну. В їх основі лежить один і то й же принцип – керування повторюваними діями (процесами).

  • Спритність / Agility / – дуже “модний” термін на даний момент. Стосується він швидкої ітеративної реалізації ідей ( у Інформаційних технологіях, чи бізнес-процесах). Ключові ідеї гнучких методологій /agile methodologies/:
    • розбиття задачі на багато маленьких швидко виконуваних частин;
    • тісна співпраця із зацікавленими сторонами (stakeholders), такими як власники бізнесу, та їхніми бажаннями, і по-можливості з покупцями і споживачами;
    • команда робить все, що необхідне для випуску завершеного продукту на кожному етапі для того, щоб живу систему могли спробувати. І можливо зупиняються на цьому ( випускають реліз), якщо результат роботи є задовільним;
    • обговорення віч-на-віч є більш бажаним, ніж письмова комунікація;
    • кожна ітерація визначається терміном реалізації, а не впроваджуваними можливостями. Тобто, якщо не вдається випустити продукт вчасно, то не термін відсувається, а врізається кількість реалізовуваних фіч ( зменшується кількість цілей, які досягаються) і продукт випускають вчасно.

    На даний момент термін Agile пов’язують в основному із розробниками програмного забезпечення. Та насправді, цю ітеративну спритність використовують менеджери і не софтверних проектів. Результатом її популярності є велика кількість розробленого ПЗ для ведення проектів таким чином ( платного і безкоштовного…).

  • Найважливішим і найдорожчим ресурсом будь-якої організації є люди. Саме від них залежить успішність проектів і якість наданих послуг. Все створюється людьми для людей. Вдале впровадження нової корпоративної системи потребує правильної тактики і немалих зусиль. Тут на допомогу прийдуть:
    • система мотивування персоналу;
    • соціальна робота – шлях “швидких перемог”;
    • особистий тайм менеджмент кожного працівника і компанії в цілому;
    • модель керування змінами Коттера;
    • впровадження культури ведення проектів та процесного підходу (особливо у фірмах, які орієнтовані на функціональну модель керування бізнесом).

    Вимоги до інструментів

    Для полегшення вибору інструменту, на якому реалізується корпоративний портал, та розуміння, на що буду звертати увагу в першу чергу, наведу основні вимоги до програмного забезпечення.

    Загальні вимоги:

  • Можливість доступу до робочого ПЗ з будь-якої точки світу для кожного користувача.
  • Затрати на впровадження ПЗ: придбання ліцензії, імплементація, адаптація, навчання персоналу повинні бути в рамках бюджету.
  • Налаштовуваний робочий простір /dashboard/ для кожного користувача.
  • Максимально зрозумілий і простий інтерфейс, так як використання планується не тільки ІТ персоналом.
  • Локалізація: українізований інтерфейс – це буде найкраще.
  • Наявність оперативної технічної підтримки продукту та часті оновлення.
  • Хороша адаптованість продукту до конкретних потреб: додаткові модулі для розширення функціоналу.

    Системні вимоги:

  • Cумісність із операційною системою Linux: для клієнтської і серверної частини.
  • Підтримка cистеми керування базами даних MySQL, PostgreSQL.
  • Коректна робота на мобільних пристроях (телефонах, планшетах): мобільне ПЗ, або адаптована версія сайту.
  • Масштабованість ПЗ : можливість роботи при збільшенні кількості користувачів до 300.
  • Наявність Cloud-версії продукту буде плюсом.

    Керування проектами:

  • Підтримка Agile методологій.
  • Налаштовуваний перелік завдань.
  • Розширена політика доступу до проектів та їх частин.
  • Групові календарі, що синхронізуються із особистими на різних пристроях.
  • Можливість змінити робочий процес для кожного проекту окремо.
  • Автоматизована звітність, та розширені можливості для самостійного задання параметрів звітів.

    Керування процесами:

  • Моделювання процесів ( BPMN, EPC, IDEF).
  • Матриця відповідальності (RACI).
  • Опис бізнес-процесів.
  • Автоматизація бізнес-процесів.
  • KPI та звітність по процесам.

    База знань:

  • Візуалізатор для створення документів.
  • Категорії, теги.
  • Добавлення таблиць, рисунків, зовнішніх і внутрішніх посилань, прикріплення файлів до документу.
  • Швидкий наскрізний пошук по змісту.
  • Політика доступу ролей та людей до документів (правка, перегляд, узгодження, публікація).
  • Підтримка правил публікації документів (редактор версій, права на публікацію).
  • Можливість прив’язати конкретні документи/розділи до проекту, або ж його частин.

    Внутрішня соціальна мережа:

  • Внутрішній ІМ з прикріпленням повідомлень до конкретного об’єкту.
  • Персональні блоги, “follow”, “like”…
  • Сторінки груп та стрічка новин.
  • Сповіщення про оновлення.

     

    Вибір інструменту

    Тема керування підприємством на базі проектів, чи процесів, використовуючи найкращі практики, не нова. В цій галузі вже є готові рішення “на будь-який смак і гаманець”. Вибір настільки великий і різноманітний, що кожен зможе знайти оптимальний інструмент для себе.

     

    Чисті корпоративні портали:

    Свій опис розпочну із корпоративних порталів високого рівня. Термін “високого рівня” застосовується тому, що ці рішення розраховані на застосування у великих організаціях, де більше 500 користувачів. У них найповніший функціонал і, відповідно, найдорожча вартість впровадження. Вимірюється вона не одним десятком умовних одиниць. Одним словом, ці продукти зроблені для тих, хто може собі це дозволити: MS Sharepoint, IBM WebSphere Portal, SAP та рішення від Oracle.

    IBM WebSphere Portal – готовий портал на базі платформи IBM WebSphere. Основні складові: повноцінна автоматизація бізнес-процесів будь-якої складності, механізми проектної роботи, документальний портал з розширеним розміщенням матеріалів, спільною роботою і навіть дистанційним навчанням. Сама система побудована на модулях – програмах, які можна і самому дописувати за допомогою WebSphere Portlet Factory. Цей портал у всьому задовольняє вимоги описані вище, окрім ціни: ~ 45K USD тільки ліцензія… Викреслюю…

    Oracle Portal 11g – повноцінне портальне рішення на базі Oracle WebCenter. Його сильні сторони: засоби бізнес аналітики, колективна робота з документами, задачами, проектами, автоматизація бізнес-процесів. Особливо гарно реалізований пошук та індексування інформації, як в середині порталу, так і ззовні. Ідеальне рішення для тих, хто вже використовує продукти Oracle. Із недоліків: дуже складна система, що потребує багато часу і ресурсів на впровадження. Вартість ліцензії: ~18K USD/на процесор… Викреслюю…

    Час спускатися трохи нижче і пропонувати більш доступні рішення:

    Liferay Portal
    — корпоративний портал із відкритим вихідним кодом, розроблений на базі Java. Основні його особливості:

  • повноцінна CMS для організація єдиної точки доступу до ресурсів підприємства;
  • вікі;
  • унікальне відображення сторінок для кожного користувача;
  • зручний користувацький інтерфейс;
  • засоби соцмереж: блог, форум, чат, ІM, новини компанії і дошка оголошень;
  • автоматизація бізнес-процесів;
  • інтеграція із MS Office;
  • висока масштабованість;
  • повноцінний пошук всередині порталу і зовнішніх джерелах;
  • підтримка безкоштовних і комерційних СКБД.

     Цей портал представляє собою web-продукт для розгортання на власному сервері, через що, для його імплементації, необхідні технічні спеціалісти. Базова версія розповсюджується вільно, є можливість придбати “стабільну версію” Liferay Portal Enterprise Edition, який включає в себе технічну підтримку 24/7. Адаптація до конкретних умов відбувається за допомогою модулів (портлетів), які створюєш сам, або знайдеш на самому Liferay ( ~ 250 штук). Більшість портлетів безкоштовні. Невеликим недоліком Liferay є складність у самостійній доробці в основному через те, що корисної документації у вільному розповсюдженні мало.

    Якщо розглянути відповідність вимогам, то

  • База знань: вікі і засоби соціальної мережі йдуть в базовій версії. Але для більш розширеної роботи варто Liferay інтегрувати із безкоштовною Alfresco, що розроблена для керування контентом підприємста. Остання система являється потужним інструментом для роботи з публікаціями: контроль версій і виконання, журнал, різні джерела для зберігання вмісту документів.
  • Бізнес процеси: автоматизація, звітність по KPI, інтеграція із Kaleo, jBPM3, jBPM4, Activiti, Bonita BPMS, Intalio BPMS, Tibco.
  • Керування проектами сюди запихається опційно, використовуючи портлети.




    Мегаплан. Коробочне, або Cloud рішення, в якому реалізовано такі модулі: сторінки працівників ( їхня головна гордість), засоби соцмереж ( форуми, блог), відображення структури підприємства, нарахування заробітної плати, обмін документами, менеджер завдань, e-mail клієнт, обмін даними із 1С. І … все, власне кажучи. Керування процесами не реалізовано ніяк, проектами – на рівні звичайного переліку завдань, є певні зачатки CRM. Вартість ліцензії: 3200 USD на 10 користувачів… Викреслюю у зв’язку із тех непригодністю…

    1С-Бітрікс: Корпоративний портал – коробочний Інтранет, або Cloud-рішення. Особливості: функції CRM, розширені функції пошуку, модуль навчання працівників, структура компанії, інтеграція з 1С.

  • Керування проектами: модуль керування роботою, робочі групи, групові календарі з можливістю інтеграції з Outlook та iCalendar
  • База знань: вікі з бідним функціоналом (лише спрощений інтерфейс для формування HTML-документу і категоризування контенту). Із засобами соцмережі трохи краще: мікроблоги, стрічка новин.
  • Керування процесами: для цього існує окремий модуль, в якому методом drag’n’drop створюються процеси. Їхню структуру завжди можна переробити. Виконання процесів забезпечують користувачі за допомогою сповіщень.

    Вартість коробочної версії з необмеженою кількістю користувачів ~ 7.5K USD. Плюси: можна придбати дешевшу версію і докупити лише ті плагіни, які потрібно; українізований інтерфейс в базі. Досвід роботи з Бітріксом аналогічний до 1С-кого: впровадження потребує значних затрат, система не є легко адаптованою і дуже складна в доробці, яку найкраще здійснюють сертифіковані спеціалісти за мінімум 35USD/год.

     

    Інструменти для керування проектами:

    Вікіпедія налічує більше 150 інструментів такого типу!!! Але в своєму описі я зупинюся лише на тих двох, які найбільше відповідають вимогам.

    Atlassian JIRA ++. Цей продукт активно розвивається і вже переріс у дещо більше, ніж просто керування проектами. Він доступний у двох виглядах: Cloud-версія (у них зветься OnDemand) та Download (встановлення на власному сервері). Ціна базової ліцензії JIRA стартує з 10USD для 10 користувачів і зростає зовсім не лінійно: 2200USD для 50 користувачів. Але, крім власне JIRA, у даному випадку цікавими будуть JIRA Agile та Confluence (+3300 USD для 50 користувачів).

  • Керування проектами

    Перше що сподобалось – наочність. Робочий простір: по замовчуванню тут відображається перелік відкритих проектів; завдання, що призначені для мене з пріоритетами, графіки, активність з Confluence ( створення документів, стрічка новин, пояснень до проектів). Допускається його налаштування та створення нових із різними видами інформації. Остання фіча є особливо зручною для менеджерів, які одночасно виступають виконавцями в інших проектах. На робочому просторі можна відображати KPI, звіти, вирахувані тенденції, і взагалі будь-що, для чого є плагіни.




    Саме керування проектами тут реалізовано найкраще: створення по шаблону, або зміненому власному шаблону, політика налаштування доступу ролей до окремих частин проекту, узгодження дій перед переходом до наступного етапу, можливість зміни робочого процесу проекту та призначення відповідальних ролей за кожну частину. Для полегшення імплементації JIRA реалізовано імпорт зовнішніх проектів із інших трекінгових систем: Readmine, JSON, Pivotal і навіть із CSV-файлів.

    З приємних фіч наявна звітність по проекту, користувачам, затраченому часу, навантаженням на ролі із автоматичним графічним представленням: стандартні звіти, або ж аналіз по заданим параметрам.


    Гнучкі методології керування проектами реалізовані за допомогою модуля JIRA Agile. Тут тобі і Scrum і Kanban підхід.


  • База знань

    У Atlassian це окремий платний модуль Confluence. Основними сутностями цієї бази знань є Простори (Spaces) та Люди. За допомогою Просторів документи розділяємо по тематиці, відділах, чи важливості. Людям присвоюються ролі відповідно до їх прав у певних просторах, чи документах. Політика доступу проводиться як з ролями так і з людьми – досить зручно.
    Вікі-структура бази знань, реалізована в найкращих її традиціях:

    • Створення документу простого, або по заданому шаблону.
    • В документ вставляємо будь-що: посилання на конкретну людину чи роль, таблиці, картинки, google-карти, календарі, зовнішні та внутрішні посилання, діаграми, графіки, блок-схеми та ще … залежно від встановлених макросів.
    • Кожен документ мітиться тегами, що допомагає при опрацюванні інформації, та допускає вкладення зовнішніх файлів із збереженням їх у БД, на локальному диску, чи віддаленому Cloud-сховищі.
    • Розширені права на кожен документ: від перегляду історії змін до редагування, затвердження даної версії.
    • Наскрізний пошук по всьому Confluence.
    • Зв’язка JIRA та Confluence – кожен проект має посилання на документацію.
  • Внутрішня соціальна мережа:
    • Персональний робочий блог, де поширюють новини, посилання на документи, зроблені зміни.
    • Підписка на людей, документи, Простір.
    • Повідомлення про зміни у тому, на що підписався, та тоді, коли опубліковане посилання на тебе конкретно чи на твою роль. Відображаються вони в розділі оповіщень, приходять на пошту, чи у вигляді SMS.
    • Лайки, коментарі, загальні обговорення ідей, документів.


    Для тих хто використовує Confluence окремо від JIRA є персональний Task List – простий “як двері” із дуже бідним функціоналом. Але служить хорошим замінником cписку справ у блокноті.

  • Керування процесами

    По-перше, кожен робочий процес у проекті можна налаштувати на свій лад чи зробити повторюваним.

    Якщо ж говорити про зв’язку JIRA із процесами ITSM, то тут є плагін Service Desk(платний), який вміє працювати з тікетами, та багато безкоштовних і платних модулів для автоматизації бізнес-процесів. А Change Management, наприклад, можна реалізувати у модулі Team Calendar ( збори CAB, супутні документи, затвердження змін, оповіщення про зміну).

    Керування процесами на JIRA не є явним і у цьому напрямку цей інструмент ще розвивається. Але вже є факти, коли за допомогою JIRA імплементували все дерево процесів ITIL.

    Великим плюсом JIRA є її розповсюдженість (в якості платформи керування робочим процесом її обрали 25 тисяч компаній, що мають більше 500 користувачів) , і як наслідок цього, у неї є величезна кількість додатків і можливостей для інтеграції із іншими системами. Наведу лише кілька корисних модулів:

    • командний календар (власне таких плагінів є кілька: платні і безкоштовні), який прив’язаний до завдань, документів і синхронізується із особистими менеджерами: Outlook, Google Calendar чи iCal.
    • робочий чат: всі повідомлення можна прив’язати до конкретних об’єктів. В такому випадку легко відловити повторювані інциденти, загальні проблеми і непродуктивну роботу. І отримана інформація перетворюється на корисні знання та записується у БД, а не губиться десь далеко в історіях ІМ.
    • “діаграмобудівник” Gliffy, в якому малюють інтелектуальні карти, діаграми, блок-схеми, візуалізують бізнес-процеси, карти мережі, UML, BPMN, ERD, організаційні схеми і звичайно, повноцінно використовують їх як редаговану частину бази знань.

    JIRA – це дуже хороша платформа управління робочими ресурсами, за допомогою якої реалізується своє бачення. Інструмент цей не дешевий, але його базовий функціонал дуже радує: поставив програму і займаєшся бізнесом 🙂 . Мінус: Cloud-версія трохи підгальмовує, і її неможливо українізувати.

    Readmine. Гнучка веб аплікація для керування проектами, написана на Ruby on Rails. Онлайн демо-версія тут. Найбільшим її плюсом є безкоштовність. Платити доводиться лише за найсмачніші плагіни: ReadmineCRM, наприклад.

  • Керування проектами:
    • гнучка система доступу, що базується на ролях;
    • система виявлення помилок і створення записів про помилки на основі отриманих листів;
    • командний календар;
    • Scrum I Kanban плагіни.
  • База знань включена в базову конфігурацію, правда не така багатофункціональна, як Confluence. Працює вона у вигляді Wiki для кожного окремого проекту: ведення новин проекту, документів і керування файлами, а також створення форумів, сповіщення про зміни за допомогою RSS-потоків та електронної пошти.

    Плюси: підтримка PostgreSQL, MySQL, Oraclе, інструменти для написання своїх плагінів.

    Мінуси: не можливо керувати правами доступу на рівні окремих задач, не реалізована передача завдань і відстеження змін при цьому, не можливо змінити WorkFlow проекту, інтерфейс, порівняно з JIRA менш інтуїтивно зрозумілий, менше проектної візуалізації.

    Ну і фінальна точка: керування процесами як таке непередбачене… Викреслюю…

    Рішення нижчого рівня:

  • Якщо компанія, в якій планується організувати корпоративний портал невелика(<=10 користувачів), то почати можна із найпростішого і найдешевшого рішення: опенсорсна CMS. Вибирати варто виходячи із головної потреби: документообіг – база знань у вигляді Wiki, навчання працівників – eLearning, проста CRM, ERP – Groupware. Так, функціонал такої системи буде дуже невеликий, але це хороший старт і дає повніше розуміння того, що саме потрібно в наступній версії корпоративного порталу.

    Також, на базі opensourse CMS вже є готові корпоративні портали: JomPortal, наприклад. Це той же Бітрікс по суті, тільки з обмеженими можливостями, але на “спробувати” підійде.

  • Серед відкритого ПЗ зустрічають також і Бази знань, які викреслюю відразу по 2-ох причинах:
    • Вони не забезпечують потрібного функціоналу.
    • Ведення такої Бази знань потребує надлишкових зусиль: всю інформацію про проект, документи, переписку з приводу проекту, повідомлення з ІМ потрібно вручну переносити сюди. Таке рішення неефективне, оскільки не прив’язане до конкретних проектів та завдань, займає додатковий час у спеціалістів і тому схильне до швидкого “закидання”.
  • І програми для моделювання BPM. Знову ж – не відповідають вимогам.
  • Ще один з варіантів організації робочого процесу є через самоорганізацію кожного окремого працівника: електронна пошта, календар, завдання, спільні документи на одному із Cloud-сховищ.

    Якщо компанія маленька, кількість проектів, що виконуються одночасно <=3 і всі працівники свідомі, виконавські та порядні, то дане рішення реалізується так: робимо спільний календар, в якому видно хто над чим працює в даний момент, створюємо документи і списки завдань та “розшарюємо” їх між собою.

    Це добре і ефективно до певної межі: <=20 документів для спільної роботи, 5 працівників і така ж кількість проектів… Але, якщо організація активно розвивається, то відбувається наступне:

    • Всі поточні питання вирішуються або при особистому спілкуванні, або в IM клієнті, так як це найшвидший спосіб обміну інформацією. Так, за допомогою них зручно і швидко можна вирішити інцидент, але реальну проблему так не виявиш. Якщо кількість повідомлень збільшується до 100 в день? (Тут не йде мова про працівників, основним обов’язком яких є відповідь на звернення).
    • Відповідно всі прийняті і впроваджені рішення не документуються, або не доступні в потрібний момент. А кожен не документований процес є непередбачуваним, оскільки може бути зміненим на будь-якому етапі працівником на свій розсуд.
    • В робочому календарі з’являється надлишок інформації, що призводить до значного зниження ефективності його використання.
    • Із списком справ ситуація аналогічна: його потрібно було організовувати продумано без надлишковості.
    • Документи – це основа бази знань, і якщо їх не складати правильно (ієрархічна структура, теги, перехресні посилання, типи документів, правила ведення, оповіщення про зміну), то з часом спільне сховище перетворюється на “базар”: хаос, дублювання інформації, ускладнення пошуку інформації.
    • Знайти причину проблеми, чи прослідкувати за повним ланцюжком причин-наслідків майже не реально, якщо інформація безструктурно передається лише через IM, електронну пошту. Також, ця інформація не стає знаннями, через незібраність.

    Тому, для особистого планування часу кожної людини використання електронної пошти, списку завдань, електронного календаря, Cloud-сховища документів є дуже ефективним способом. Але коли мова заходить про організацію, то цього стає недостатньо.

     

    Порівняльна таблиця інструментів

    Після підсумування такого довгого огляду інструментів появились три лідери, різні по своїй суті і особливостям впровадження. Для більшої наочності наведу таблицю порівняння цих продуктів згідно поставлених раніше вимог. Одразу уточню: це порівняння не претендує на універсальність, тут описано далеко не всі можливі фічі, а лише ті, які є важливими у конкретному випадку:

  Liferay Portal ++ 1С Бітрікс Atlassian JIRA++
Керування проектами
Підтримка Agile-методологій + Безкоштовний додаток + JIRA Agile (1100$)
Доступ ролей до окремих частин проекту + +
Налаштовуваний перелік завдань + + +
Груповий календар + інтеграція із iCalc, Outlook, Google Calc + + + Безкоштовний додаток
Налаштовуваний workflow проекту + +
Звітність

проекту/виконавцям/діям/в цілому

+
Керування процесами
Моделювання процесів ( BPMN, EPC, IDEF) + Beta-додаток + + Gliffy JIRA Plugin (800$)
Матриця відповідальності (RACI) + Confluence
Автоматизація бізнес-процесів + + + Повторюваний workflow у проекті
Робота з KPI + Платний додаток +
База знань Портлет Alfresco Confluence
Категорії, теги для документів + + категорії

  • теги
+
Швидкий пошук по змісту + +
Політика ролей для доступу до контенту +
Підтримка правил публікації документів +
Прив’язка контенту до проектів +
Добавлення таблиць, рисунків, прикріплення зовнішніх файлів до документу +
Внутрішня соціальна мережа:
Стрічка новин + + +
Персональні блоги, “follow”, “like” + + +
Сповіщення про оновлення + +
Внутрішній IM + + + Безкоштовний додаток
Загальні вимоги
Базова ліцензія (50 користувачів) 0 6500 4400 JIRA + Confluence
Ціна з врахуванням всіх фіч, якщо вони існують 0 Деякі додатки платні 6500 6300 + JIRA Agile + Gliffy
Складність впровадження (1-мінімум, 10-максимум) 8 3 4
Налаштовуваний dashboard + +
Українізований інтерфейс + Не всі додатки + + На 60% українізовано, можна доробити самому
Дружність інтерфейсу + + +
Тех підтримка продукту + При покупці EE + +
Наявність плагінів (розповсюдженість ПЗ) + +
Системні вимоги: info info info
Операційна система Linux ( і клієнт і сервер) + + +
СКБД PostgreSQL + MySQL +
Мобільні пристрої + Мобільна версія сайту + Мобільна програма + Мобільна версія сайту
Масштабованість + + +
Наявність Cloud-версії продукту + +

Підсумки, або відповіді на запитання, що залишились

  • Правильна організація корпоративного порталу – це половина роботи. Решта – це його впровадження, що лежить “на плечах” менеджменту. Ця стаття обмежується першою частиною, оскільки друга – це вже окрема і дуже велика тема.
  • Розробка власного корпоративного порталу?

    На сьогоднішній день будь-яка компанія може знайти собі портальне рішення виходячи із бюджету, переліку функцій та навіть особистими вподобаннями. Якщо ж говорити про компанію, описану у вхідних даних, то пропозиція готових продуктів настільки різноманітна, що розробляти своє рішення з нуля не має змісту. Навіть повторення вже існуючого функціоналу є економічно не вигідним (витрати в десятки раз перевищують вартість ліцензії). Крім того, більшість порталів дозволяють доробляти свої модулі, або ж мають величезну бібліотеку вже готових.

  • Cloud-рішення, чи установка на свій сервер?

    Cloud версія розгортається на сервері постачальника SaaS, який відповідає за інсталяцію, оновлення, безперервність роботи системи. Такі системі мають дещо обмежений функціонал: не всі модулі можна поставити і їх дуже складно інтегровувати із вже існуючим ПЗ, що несе функції корпоративного порталу. Плата за користування послугою зазвичай щомісячна.

    При установці на свій сервер доведеться витратити в середньому 10 вартостей щомісячного користування SaaS системою. Вся відповідальність за портал лежить на адміністраторі, який розгортає дане ПЗ. З плюсів є однозначно налаштовуваність системи на свій лад ( жодних обмежень на модулі, чи локалізацію) і збереження внутрішніх даних у себе на сервері, а не десь там у когось в хмарі…

    Cloud-рішення однозначно краще для маленьких компаній, які не мають можливості виділити окрему службу для адміністрування корпоративного порталу, не критично відносяться до можливості збереження внутрішньої документації в когось в хмарі і є доступнішим, оскільки потребує менших стартових затрат.

  • Вибір корпоративного порталу?
    • Liferay Portal ++ –
      потужна платформа, на якій будується класний багатофункціональний корпоративний портал. Основний плюс – безкоштовна ліцензія. При виборі цього рішення треба бути готовим до того, що на його впровадження, або досягнення необхідного функціоналу потрібно буде серйозно попрацювати адміністраторам та програмістам. Відповідно підходить воно тим, хто має гарно розвинений ІТ відділ, або зможе віддати доробку цього порталу на
      аутсорсинг.
    • 1С Бітрікс це для тих, хто користується 1С і задоволений цією програмою. Із запропонованих рішень він найменш гнучкий і найскладніше адапт під конкретні потреби. Але, якщо змиритися із функціоналом і не прагнути більшого, то його встановлення і впровадження потребує найменших затрат. Підходить у випадку, коли не впроваджувати Керування проектами.
    • Atlassian JIRA++
      рішення з розряду: “взув і забув” – пішов займатися своїми справами. В базі реалізовано величезний функціонал. Керування проектами і база знань дійсно класні (за це вони і беруть такі великі гроші :-)… З процесним підходом прийдеться трохи погратися з плагінами. Підходить тим, хто готовий на значні одноразові фінансові затрати та має обмаль часу на впровадження. Налаштовувати дану систему можна до нескінченності.

    Великий вибір – це дуже добре, але з цим приходить і складність його здійснення. Так не просто знайти золоту середину між функціями, чи можливостями, які надає кожна система і затратами на впровадження. У одному випадку простіше вибрати достатньо скромний функціонал системи, а в іншому – варто вибрати більший, будучи готовим до того, що це збільшить затрати на обслуговування і передбачає вищу кваліфікацію працівників….

     

    Тому відповідь на це запитання буде такою: … It depends….

Comments are closed.